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HR如何处理员工的个人信息才合理合法?

日期2021-07-02浏览量205次 发布者东宝人力资源软件

2021年11日,《民法典》开始施行,大到合同签订、公司设立,小到缴纳物业费、离婚,都能在民法典中找到依据,所以又被称为“社会生活百科全书”。

员工的个人信息

据了解,新出台的《民法典》对个人信息这一块有了一些新规定,但在实际的人力资源管理又经常会涉及到员工信息,那企业可以获取的员工信息包括哪些?HR在日常工作中需要注意哪几点?



01
员工的个人信息

根据《民法典》第1034条规定,自然人的个人信息受法律保护。


这里的个人信息是以电子或者其他方式记录的能够单独或者与其他信息结合识别特定自然人的各种信息,包括自然人的姓名、出生日期、身份证件号码、生物识别信息、住址、电话号码、电子邮箱、健康信息、行踪信息等。


根据《劳动合同法》规定,企业应当建立职工花名册,以备劳动部门检查,职工花名册包括姓名、性别、民族、身份证号、户口性质、文化程度、户籍地址及现住址、联系方式、职工类别、职称资质、用工形式、工种岗位、用工起始时间、合同期限、合同类型、入司年限等。


企业有权了解员工与劳动合同直接相关的情况,比如,健康情况、知识技能、学历、职业资格、工作经历、家庭地址、主要家庭成员等。



02
涉及到员工信息的背景调查


根据《民法典》第111条规定,自然人的个人信息受法律保护。任何组织或者个人需要获取他人个人信息的,应当依法取得并确保信息安全,不得非法收集、使用、加工、传输他人个人信息,不得非法买卖、提供或者公开他人个人信息。


所以现在做背调,企业需要更加谨慎,不能再找第三方机构,最后在背调前和员工协商签订协议或者授权调查,这样才能规避风险,避免后期带来的不必要麻烦。



03
员工档案信息的收集

员工入职后,根据用工需求,都需要建立花名册或者详细档案,会涉及到员工姓名、性别、身份证号码、户籍地址、现住址、联系方式、用工形式、用工起始时间、劳动合同期限等内容。


根据《民法典》第111条规定,自然人的个人信息受法律保护。企业依法收集、使用、加工、传输个人信息当然不违法,所谓依法是指,在招聘订立劳动合同阶段,企业有权根据《劳动合同法》了解员工与履行劳动合同相关的信息,比如基本信息、健康情况、知识技能、学历、职业资格、工作经历、家庭住址、家庭成员构成等。


所以企业在员工在职期间,应该谨慎收集、妥善保管,并在员工离职后2年后,进行合理销毁。



04
处理个人信息的注意事项

  

根据《民法典》第1035条规定,处理个人信息的,应当遵循合法、正当、必要原则,不得过度处理,并符合下列条件:


(1)征得该自然人或者其监护人同意,但是法律、行政法规另有规定的除外;

(2)公开处理信息的规则;

(3)明示处理信息的目的、方式和范围;

(4)不违反法律、行政法规的规定和双方的约定。个人信息的处理包括个人信息的收集、存储、使用、加工、传输、提供、公开等。


同时企业和HR要谨记,在处理员工的个人信息时不得泄露或者篡改其收集、存储的个人信息,未经员工同意,不得向他人非法提供其个人信息。